Follow-up po mailu bez odpowiedzi: kiedy wysłać i co napisać

Brak odpowiedzi na pierwszy mail rzadko oznacza „nie”. Częściej odbiorca był zajęty, mail przykrył się innymi albo temat nie był w danej chwili pilny. Dobrze napisane przypomnienie jest naturalną częścią kontaktu biznesowego i w wielu kampaniach przynosi więcej odpowiedzi niż pierwsza wiadomość.

Ile przypomnień

Rozsądny standard w B2B to pierwsza wiadomość i 2 przypomnienia. Trzecie przypomnienie zwykle niewiele wnosi, a zwiększa liczbę wypisów i zgłoszeń spamu. Jeśli po trzech wiadomościach nie ma reakcji, zamknij temat i nie wracaj do tej osoby przez kilka miesięcy.

Odstępy

Wiadomość	Kiedy	Cel
1. Pierwszy kontakt	dzień 0	Przedstawienie problemu i proste pytanie
2. Przypomnienie	po 3–4 dniach roboczych	Nowy argument lub przykład
3. Zamknięcie	po kolejnych 5–7 dniach roboczych	Grzeczne zamknięcie tematu

Wysyłaj w dni robocze, rano lub wczesnym popołudniem czasu odbiorcy. Unikaj poniedziałku rano i piątku po południu.

Zasady dobrego przypomnienia

Odpowiedz we wcześniejszym wątku. Odbiorca widzi od razu, o co chodziło.
Dodaj coś nowego. Przykład, liczbę, krótkie pytanie. Samo „czy widział Pan mojego maila?” nic nie wnosi.
Krócej niż poprzednio. Przypomnienie ma 2–4 zdania.
Bez wyrzutów. Żadnego „nie otrzymałem odpowiedzi”.
Zatrzymaj sekwencję, gdy ktoś odpowie. Także gdy odpowie „nie” lub poprosi o wypis. System do mailingu powinien robić to automatycznie.

Przykład sekwencji

Wiadomość 1

Dzień dobry, piszę z firmy Nazwa. Dostarczamy opakowania do piekarni w województwie z dostawą w 48 godzin. Kilka piekarni z okolic Radomia skróciło dzięki temu zapasy w magazynie o połowę. Czy mogę przesłać cennik?

Wiadomość 2, po 4 dniach

Dzień dobry, krótko w nawiązaniu. Przy zamówieniach powyżej 2 palet dostawa jest bezpłatna. Czy temat opakowań jest u Państwa aktualny w tym kwartale?

Wiadomość 3, po kolejnym tygodniu

Dzień dobry, nie chcę zabierać więcej czasu, więc to ostatnia wiadomość w tej sprawie. Jeśli kiedyś temat opakowań wróci, wystarczy odpowiedzieć na tego maila. Pozdrawiam.

Trzecia wiadomość często daje najwięcej odpowiedzi, bo jasno zamyka sprawę i zdejmuje presję.

Jak reagować na odpowiedzi

„Tak, proszę przesłać”: odpowiedz tego samego dnia, krótko, z tym, o co ktoś prosił.
„Nie teraz”: zapytaj, kiedy wrócić, i ustaw przypomnienie w CRM.
„Nie jesteśmy zainteresowani”: podziękuj i usuń kontakt z kolejnych kampanii.
„Proszę mnie usunąć”: usuń natychmiast i bez dyskusji. Wypis musi działać zawsze.

Jak to zorganizować

Przy kilkuset kontaktach przypomnienia trzeba planować z góry. Najprościej przygotować od razu trzy wiadomości i po każdej wysyłce wyłączyć z listy osoby, które odpowiedziały albo się wypisały. Kolejną wiadomość wysyłasz już tylko do pozostałych. W Nadajniku zrobisz to segmentami listy, a wypisy są wyłączane automatycznie. Tempo wysyłki dobierz do możliwości domeny, patrz ile maili dziennie można wysłać.