Oferta handlowa: jak napisać skuteczną ofertę dla firm (wzór i przykłady)

Oferta to odpowiedź, a nie katalog

Najczęstszy błąd to wysyłanie tej samej, ogólnej oferty do każdej firmy. Dobra oferta handlowa odpowiada na konkretną sytuację odbiorcy: jego problem, jego skalę i jego termin. Dlatego najlepiej działa oferta wysłana po krótkiej rozmowie albo po odpowiedzi na pierwszą wiadomość, gdy znasz już potrzeby firmy.

Jeśli wysyłasz ofertę bez wcześniejszego kontaktu, traktuj ją jako zaproszenie do rozmowy, a nie pełną propozycję. O pierwszym kontakcie piszemy w artykule mail z propozycją współpracy.

Z czego składa się oferta handlowa

Tytuł mówiący o efekcie dla klienta. Nie „Oferta firmy X”, tylko „Dostawy opakowań dla piekarni Y od listopada”.
Sytuacja klienta w dwóch, trzech zdaniach. Pokaż, że rozumiesz, z czym firma się mierzy. Użyj informacji z rozmowy.
Rozwiązanie. Co dokładnie zrobisz, w jakim zakresie i w jakim czasie. Konkretne liczby zamiast przymiotników.
Dowody. Przykład podobnego projektu, referencje, gwarancja. Tylko prawdziwe.
Cena i warunki. Jasno: kwota, co obejmuje, czego nie obejmuje, termin płatności i ważność oferty.
Następny krok. Jedna, prosta czynność: termin rozmowy, podpis, zamówienie próbne.

Jak pokazać cenę

Podaj cenę wprost. Oferta bez ceny wymaga kolejnej wymiany wiadomości i często na niej się kończy.
Daj dwa, trzy warianty. Podstawowy, rekomendowany i rozszerzony. Klient porównuje wtedy warianty między sobą, a nie Twoją ofertę z konkurencją.
Przelicz na efekt. Jeśli usługa oszczędza czas albo przynosi klientów, pokaż prosty rachunek na przykładzie, oznaczając go jako przykład.
Określ ważność. Termin ważności oferty porządkuje decyzję, ale nie wymyślaj sztucznej presji.

Wzór oferty handlowej

Oferta: obsługa księgowa dla Firma Przykład sp. z o.o. od stycznia 2027

Na rozmowie wspomniał Pan, że obecne biuro odpowiada z opóźnieniem, a przy 40 fakturach kosztowych miesięcznie potrzebują Państwo szybszego obiegu dokumentów.

Co proponujemy: pełna księgowość, kadry dla 12 osób, obieg dokumentów przez aplikację, stały opiekun z odpowiedzią w ciągu jednego dnia roboczego.

Cena: wariant podstawowy 1 200 zł miesięcznie, wariant z kadrami 1 650 zł miesięcznie. Pierwszy miesiąc wdrożenia bez opłaty za przeniesienie dokumentów. Oferta ważna do 30 listopada.

Następny krok: 20 minut rozmowy z opiekunem, który poprowadzi Państwa firmę. Proponuję wtorek albo czwartek przed południem.

Liczby we wzorze są przykładowe. Zachowaj strukturę, a treść dopasuj do rozmowy z klientem.

Mail, z którym wysyłasz ofertę

Mail nie powtarza oferty. Ma trzy zdania: przypomnienie rozmowy, jedno zdanie o najważniejszej korzyści i propozycję terminu. Ofertę dołącz jako PDF albo link do strony z ofertą. Temat maila powinien być zwyczajny i konkretny, przykłady znajdziesz w artykule o tematach maili sprzedażowych.

Dzień dobry Panie Tomaszu, w załączniku oferta, o której rozmawialiśmy we wtorek. Najważniejsze: stały opiekun z odpowiedzią w ciągu jednego dnia roboczego. Czy pasuje Panu krótka rozmowa w czwartek o 10:00?

Po wysłaniu oferty

Większość ofert nie dostaje odpowiedzi od razu. Zaplanuj jedno, dwa przypomnienia w odstępie kilku dni roboczych, każde z nową informacją albo pytaniem. Jak je pisać, opisujemy w artykule o follow-upie po mailu bez odpowiedzi. Zapisuj też, które oferty kończą się sprzedażą, i poprawiaj strukturę na podstawie tych, które działają.

Najczęstsze pytania

Co powinna zawierać oferta handlowa?

Tytuł z efektem dla klienta, opis jego sytuacji, proponowane rozwiązanie, dowody (przykłady, referencje), cenę z warunkami i datą ważności oraz jeden konkretny następny krok.

Czy podawać cenę w ofercie handlowej?

Tak. Oferta bez ceny wymaga kolejnej wymiany wiadomości i często na niej się kończy. Najlepiej podać dwa, trzy warianty z jasnym zakresem każdego.

Jak długa powinna być oferta handlowa?

Tak krótka, jak się da: jedna, dwie strony. Szczegóły techniczne przenieś do załącznika, a w głównej części zostaw sytuację klienta, rozwiązanie, cenę i następny krok.