Jak napisać wiadomość do firmy przez formularz kontaktowy (z przykładami)

Wiadomość z formularza kontaktowego czyta ktoś, kto spodziewa się zapytania od klienta. Jeśli zamiast tego dostanie długą ofertę, odłoży ją po pierwszym zdaniu. Dobra wiadomość od razu mówi, czym jest, dlaczego trafia właśnie do tej firmy i czego oczekujesz.

Struktura w 5 elementach

Kim jesteś i że to propozycja. „Dzień dobry, piszę z firmy X z propozycją współpracy, nie z zapytaniem o usługę.” Uczciwe postawienie sprawy buduje zaufanie.
Dlaczego ta firma. Jedno zdanie o branży, regionie albo czymś ze strony.
Problem, który rozwiązujesz. Bez listy funkcji. Jeden problem, jedno zdanie.
Konkret. Liczba, przykład, wynik u podobnej firmy.
Proste pytanie. „Czy mogę przesłać krótką informację?” zamiast „Proszę o kontakt w celu umówienia spotkania”.

Długość: 60–110 słów. W polu tematu, jeśli jest, wpisz zwyczajny tytuł, np. „Propozycja: dostawy opakowań dla piekarni”.

Szablon 1: dostawca dla firm usługowych

Dzień dobry, piszę z firmy Nazwa z propozycją współpracy. Zaopatrujemy warsztaty samochodowe w regionie w oleje i filtry z dostawą następnego dnia. Kilka warsztatów z okolic Państwa miasta przeszło do nas z powodu krótszego czasu dostawy przy podobnych cenach. Czy mogę przesłać cennik na adres e-mail? Jeśli temat Państwa nie dotyczy, wystarczy krótka odpowiedź, a nie będę więcej pisać. Jan Kowalski, tel. ...

Szablon 2: usługa dla biur i kancelarii

Dzień dobry, kontaktuję się z propozycją, nie z zapytaniem o Państwa usługi. Pomagamy kancelariom w przenoszeniu dokumentów do archiwum cyfrowego bez przerywania pracy biura. Typowo zajmuje to dwa dni dla kilkunastu tysięcy stron. Czy to temat, który byłby u Państwa aktualny w tym roku?

Szablon 3: propozycja partnerska

Dzień dobry, prowadzę firmę Nazwa, wykonujemy instalacje fotowoltaiczne w województwie. Szukamy firm elektrycznych do stałej współpracy przy montażu, rozliczanej od zlecenia. Widzę, że wykonują Państwo instalacje w tym samym regionie. Czy mogę zadzwonić w tym tygodniu, żeby opowiedzieć o szczegółach?

Szablon 4: pierwsza wiadomość z pytaniem o osobę

Dzień dobry, mamy propozycję dotyczącą obniżenia kosztów energii w zakładach produkcyjnych. Kto w Państwa firmie zajmuje się tym tematem? Chętnie prześlę krótki opis bezpośrednio do tej osoby.

Szablon 5: krótka wersja dla małej firmy

Dzień dobry, piszę z propozycją, nie z zamówieniem. Robimy strony internetowe dla gabinetów fizjoterapii z zapisem online, gotowe w tydzień. Czy mogę wysłać dwa przykłady?

Najczęstsze błędy

Udawanie klienta. Wiadomość zaczynająca się od „Interesuje mnie Państwa usługa”, która okazuje się ofertą, kończy kontakt i często trafia na czarną listę.
Wklejona cała oferta. Ściana tekstu w polu formularza nie zostanie przeczytana.
Brak sposobu odmowy. Daj możliwość krótkiej odpowiedzi „nie, dziękujemy”.
Nieczytany adres zwrotny. Odpowiedzi muszą trafiać do skrzynki, którą ktoś sprawdza codziennie.
Ta sama treść do wszystkich branż. Dopasuj co najmniej zdanie o tym, dlaczego piszesz do tej firmy.

Personalizacja na skalę

Ręczne pisanie każdej wiadomości nie jest konieczne. Wystarczy szablon na branżę i region z polami uzupełnianymi automatycznie (nazwa firmy, miasto, branża). Radar w FirmoweLeady.pl sam wyszukuje firmy według branży i regionu, sprawdza, czy strona pasuje, i wysyła wiadomość przez formularz kontaktowy. Więcej o samym kanale w artykule formularze kontaktowe jako kanał pozyskiwania klientów.