Dlaczego mail trafia do spamu: 15 przyczyn i jak je usunąć

Filtry antyspamowe nie oceniają jednej rzeczy. Sumują sygnały z techniki, reputacji nadawcy, zachowania odbiorców i treści. Poniżej 15 przyczyn, które spotykamy najczęściej, uporządkowanych od najpoważniejszych.

Technika

1. Brak SPF, DKIM lub DMARC

Bez tych rekordów serwer odbiorcy nie ma jak sprawdzić, czy wiadomość naprawdę pochodzi od Ciebie. Gmail i Yahoo wymagają wszystkich trzech od nadawców masowych. Instrukcję znajdziesz w poradniku SPF, DKIM i DMARC krok po kroku.

2. Niezgodne domeny

Pole „Od” ma domenę firma.pl, a podpis DKIM i adres zwrotny należą do domeny usługi wysyłkowej. DMARC tego nie przepuści.

3. Serwer na liście RBL

Jeśli adres IP serwera jest na czarnej liście, część odbiorców w ogóle nie przyjmie poczty. Sprawdź to w narzędziu do list RBL i przeczytaj, czym są listy RBL.

4. Brak rekordu PTR

Adres IP serwera powinien mieć rekord odwrotny (PTR) wskazujący na nazwę serwera, a ta nazwa z powrotem na ten sam IP. Brak PTR to sygnał typowy dla zainfekowanych komputerów.

5. Brak nagłówka wypisu

Od 2024 roku duże skrzynki wymagają nagłówka List-Unsubscribe z obsługą wypisu jednym kliknięciem. Więcej w artykule o wymaganiach Gmaila i Yahoo.

Reputacja

6. Nowa domena wysyła od razu dużo

Domena bez historii, która pierwszego dnia wysyła tysiące wiadomości, wygląda jak spamer. Potrzebne jest stopniowe rozgrzewanie.

7. Duży odsetek odbić

Wysyłka na nieistniejące adresy to najszybszy sposób na utratę reputacji. Utrzymuj odbicia twarde poniżej 2%.

8. Zgłoszenia spamu

Gmail toleruje zgłoszenia na poziomie do 0,3%, ale bezpiecznie jest trzymać się poniżej 0,1%. Każde kliknięcie „to spam” mocno szkodzi.

9. Pułapki spamowe

To adresy, które nikt nie używa, za to operatorzy list i skrzynek obserwują, kto na nie pisze. Trafiają do baz kupionych z niepewnego źródła albo zebranych automatycznie ze stron. Jeden kontakt z pułapką potrafi wpisać serwer na listę RBL.

10. Wspólny serwer z innymi nadawcami

Na współdzielonym IP płacisz za cudze błędy. Przy większej skali lepszy jest osobny adres IP, patrz dedykowany serwer czy współdzielony.

Zachowanie odbiorców

11. Nikt nie otwiera i nie odpowiada

Skrzynki obserwują, czy ludzie reagują na Twoje wiadomości. Wysyłka do osób, które od miesięcy nie otworzyły żadnego maila, obniża ocenę wszystkich kolejnych kampanii. Usuwaj nieaktywnych.

12. Źle dobrana lista

Wiadomość, która nie dotyczy odbiorcy, jest częściej oznaczana jako spam. Lepiej wysłać 500 trafnych maili niż 5000 przypadkowych.

Treść

13. Same obrazki i wiele linków

Mail z jednym dużym obrazkiem i kilkoma linkami do skracaczy adresów to klasyczny wzór spamu. W pierwszym kontakcie trzymaj się tekstu i jednego linku albo żadnego.

14. Krzykliwy temat

Wielkie litery, wykrzykniki, słowa w rodzaju „DARMOWE”, „PROMOCJA”, „OSTATNIA SZANSA”. Zwykły, krótki temat działa lepiej, przykłady w artykule o tematach maili.

15. Załączniki w pierwszym mailu

PDF z ofertą wysłany do kogoś, kto Cię nie zna, zwiększa ryzyko odrzucenia. Załącznik wyślij dopiero na prośbę.

Co zrobić, gdy już trafiasz do spamu

1. Zatrzymaj masową wysyłkę.
2. Sprawdź SPF, DKIM, DMARC i listy RBL w naszym narzędziu.
3. Wyczyść listę: usuń odbicia, nieaktywnych i adresy z wątpliwych źródeł.
4. Wróć do mniejszej skali i wysyłaj tylko do najbardziej zaangażowanych odbiorców.
5. Zwiększaj wolumen stopniowo przez kilka tygodni.

Reputacja wraca, ale wolniej, niż się traci. Dlatego tak ważne jest, żeby kampanie prowadzić z osobnej domeny, a nie z tej, z której firma prowadzi codzienną korespondencję.